Приказ об утверждении номенклатуры дел




Номенклатура дел утверждается в организации в целях обеспечения упорядоченного хранения архивной документации на предприятии. Номенклатура дел позволяет грамотно вести учет хранимых документов однотипного характера – приказы, акты, трудовые книжки, личные карты сотрудников и т.д.

В связи с этим на предприятии издается приказ об утверждении номенклатуры дел, в котором прописываются правила и порядок учета документов.

Сроки хранения у разных типов документов различные, устанавливаются приказом Минкультуры от 25.08.10, а также приказом Главарихива от 15.08.1988. Чтобы не запутаться в этих сроках и местах хранения бумаг, следует классифицировать документы по срокам, а также датам. Кроме того, нужно обеспечить условия, при которых четко будет понятно, когда какой документ может быть утилизирован в связи с истечением срока хранения.

В приказе, издаваемом руководителем, закрепляется метод организации номенклатуры дел, а также назначаются ответственные лиц за донесение информации до заинтересованных лиц, среди которых, прежде всего, должны значиться руководители структурных подразделений.

Формирование номенклатуры дел организуется в свободном порядке для всех организаций, за исключением бюджетных, для которых данная процедура строго регламентируется.

Как составить приказ об утверждении номенклатуры дел

Прежде, чем готовить утверждающее распоряжение, следует подготовить проект номенклатуры. Далее данный проект визируется ответственными сотрудниками, участвующими в его подготовке. После информация доносится до экспертной комиссии, после согласования с которой уже формируется проект приказа об утверждении. В некоторых случаях отдельные этапы данной процедуры пропускаются, но утверждающий процесс посредством приказа обязателен.

Типовой формы для данной цели не разработано, а потому распоряжение каждая организация, желающая внедрить номенклатуру дел, готовит документ самостоятельно.

На типовой бланке фирмы указывают регистрационный номер, дату издания и место составления распорядительной бумаги. Приказ может быть озаглавлен кратко, отражая суть распорядительной части, например, «об утверждении номенклатуры дел на 2017 год».

После заголовка пишется повод для формирования документа – организация должного уровня хранения дел и документов, обеспечение своевременного исполнения бумаг.

В основной распорядительной части перечисляют следующие распоряжения:

  1. Утвердить номенклатуру дел организации с конкретной даты, например, с 01 января 2017 или 2018 года. На самом деле дата может быть любой, необязательно каждый год заново готовить проект и утверждать его. Если изменения в существующую номенклатуру не вносятся, то дополнительных приказом создавать не нужно;
  2. Руководителям подразделений обеспечить сбор и сохранность документов в соответствии с утвержденной номенклатурой;
  3. Назначить ответственного сотрудника, который доведет до сведения руководителей подразделений данной информации.

Уверждает приказ руководитель. По данному факту ставится подпись директора под текстом распоряжения. Далее собираются подписи руководителей подразделений и ответственных лиц. Каждый указанный сотрудник ставит подпись в специально отведенном месте, указывая также расшифровку своей подписи и дату.

Приказ следует зарегистрировать в журнале для распорядительной документации по основной деятельности.

Образец оформления

Приказ об утверждении номенклатуры дел образец – скачать.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2019 Оформляем документы грамотно ·  Дизайн и техподдержка: Goodwinpress.ru