Заявление на получение денег в подотчет




Организация вправе выдавать своим сотрудникам деньги в подотчет для их траты в интересах компании. Порядок выдачи средств персонала должен регулироваться внутренними локальными актами. Основанием для получения подотчетной суммы является заявление работника, написанное им лично.

Список подотчетных лиц можно утвердить отдельным приказом, возможно ограничить размер выдаваемых денежных сумм, а также сроки их расходования и сдачи отчетов о тратах. Приказ о подотчетных лицах не является обязательным. Возможно на предприятии подготовить положение или иной внутренний акт о выдаче денежных средств в подотчет, в дальнейшем руководствуясь данным документом.

Прежде чем выдать сотруднику деньги, необходимо проверить наличие долгов по ранее выданным авансам. О каждом сумме работник должен отчитаться, сдав авансовый отчет. Если отчета нет, то выдавать в подотчет новую сумму работнику на основании его заявления не следует. Это требование Указания 3210-У.

Поэтому задача главного бухгалтера при получении заявления от работника о выдаче ему подотчетной суммы — проверить, числится ли за ним какая-либо задолженность. Если таковой нет, то на заявлении ставится отметка об этом. Далее заявление одобряется руководством, только после этого деньги могут быть выдана в подотчет на основании расходного кассового ордера.

Как написать работнику заявление на выдачу денег в подотчет

Чтобы бухгалтер и руководитель одобрили просьбу работника о выдаче его денежных средство, его заявление должно содержать определенный набор реквизитов.

В частности в бланк включают:

  • денежную сумму, которую запрашивает заявитель — следует ее написать как цифрами, так и прописью во избежание ошибок;
  • временной отрезок, в течение которого подотчетное лицо обязуется потратить полученные средства;
  • цели, на которые будут израсходованы деньги. Подотчетные суммы можно тратить только на нужды организации, например, на покупку канцелярии, хозтовары, командировку, представительские траты и прочее;
  • подпись заявителя — работника, которому должны быть выдана подотчетные деньги;
  • подпись главного бухгалтера об отсутствии долгов;
  • подпись руководителя о согласии на выдачу в подотчет заявителю денежных средств, причем обычно отдается распоряжение о размере суммы, которую нужно выдать подотчетному лицу. Эта сумма может отличаться от запрашиваемой в заявлении. Кассир должен ориентироваться на надпись, сделанную руководителем.

Работник, написавший заявление и собравший все необходимые подпись, отправляется в кассу организации для получения денежной суммы. Выдача средств в подотчет осуществляется по РКО форма КО-2, в котором ставит подпись главный бухгалтер и работник.

Обратите внимание: не нужно облагать НДФЛ и страховыми взносами деньги, выданные в подотчет. То есть работник на руки должен получить сумму, указанную в заявлении без вычетом налогов.

Образец оформления

Образец заявления о выдаче денег подотчет 2017 — скачать.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2019 Оформляем документы грамотно ·  Дизайн и техподдержка: Goodwinpress.ru